Някои, от най-често задаваните въпроси за връзката на ведмоствена бензиностанция към Националната агенция за приходите (НАП).
След като, в последните работни дни на 2014г., от финансовото министерство обявиха нови изисквания към притежателите на ведомствени бензиностанции, при нас от Парт Груп заваляха запитвания от силно обезпокоени клиенти. Промените гласяха: "Данъчно задължено лице, което извършва зареждане на превозни средства, машини, съоръжения или друга техника за собствени нужди с течни горива, вече е длъжно да има интегрирана информационна система и дистанционна връзка с НАП".
Въпросите, които ни отправиха нашите клиенти и партньори бяха адекватни на ситуацията, и с оглед на липсата на възможност да получат детайлна информация от други източници, ние решихме да представим някои специфики по отношение на една ведомствена бензиностанция. Ще Ви запознаем с детайли относно особеностите и конкретните изисквания за тип одобрена колонка, какво представлява фискалната система, как се свързва тя със сърварите на НАП и ред други въпроси, които Ви вълнуват:
1. Нормативна и правна база - Законовите рамки, които уреждат условията и реда за изграждане и експлоатация на ведомствена бензиностанция са:
- Наредба № Н-18 от 2006 г. за регистриране и отчитане на продажби в търговските обекти чрез фискални устройства;
- чл. 118, ал. 8 от ЗДДС (Закона за данъка за добавена стойност);
- Закона за измерванията;
- Закон за енергията от възобновяеми източници (ЗЕВИ);
- Закон за чистотата на атмосферния въздух:
2. Какво представлява една фискална система, необходима за бензиностанция - Фискалната система, или така наречената ЕСФП (Електронна Система с Фискална Памет) се състои от регистриращо устройство - Централно регистриращо устройство (компютър, конзола, киоск и др.) със специализиран софтуер и фискално устройство към него. Фискалната система притежава комуникационен контролер за връзка с измервателни уреди (бензино, газколонки). Задължително е наличието на нивомерна измервяателна система за отчитане количеството получено и изразходвано гориво. Нивомерната система също е свързана с ЕСФП, като регистрираните данни се предават към НАП;
3. Как се свързва фискалната система с НАП - Връзката към сърварите на НАП се осъществява чрез интегриран GPRS модул във фискалният принтер. СИМ картата, която се ползва за осъществяване на връзката е предварително регистрирана и може да се използва единствено на обекта, за който е регистрирана. Собственикът на фискалната система заплаща годишен абонамент за комуникационната СИМ карта, който може да бъде разсрочен на месечни вноски или да бъде заплатен заедно със закупуването на системата - условия според сервизната фирма;
4. Какви данни изпраща фискалната система към сърварите на НАП - Фискалната система изпраща регистрираните зареждания (както и ипродажби, когато се предоставя гориво на външни фирми), нивата на нивомерната система по време и след доставка, данни за ежедневните финансови отчети от обекта;
5. Какви са елементите на една ведомствена система свързана към НАП - Цялостно изградена ведомствена система с фискална система притежава следните звена:
- Резервоари за съхранение на гориво - ако използвате резервоари до 500 литра и годишно потребление на гориво в рамките на 2000 литра, то вие не подлежите на новите изисквания и можете да използвате ведомствената си бензиностанция както и до сега. За всички останали влизат в сила изискванията за притежание на интегрирана система с връзка към НАП ;
- Горивоколонки за зареждане с гориво - Небходимо е колонките за зареждане с гориво да бъдат одобрен тип от Българският институт по метрология (БИМ) с разрешение за използване в страната. Също така Електронната система с фискална памет трябва да бъде узаконена за работа с използваните колонки. В този регистър на одобрените за използване типове средства за измерване можете да проверите кои ЕСФП със списък колонки към тях са разрешени за използване в България. (http://www.bim.government.bg/0/ABF79904533B9B59C225789400225C63/%24FILE/REGISTAR_31_12_2014.xls).
- Нивомерна система за отчитане нивата на горивото в резервоарите- състои се от Контролна конзола и измервателни сонди за гориво. Конзолата, приемаща данни за нивата на продукта в резервоарите, предава тази информация към ЕСФП. На интернет страницата на БИМ можете да намерите повече информациоя - Извадка за одобрените за използване типове нивомерни измервателни системи (http://www.bim.government.bg/0/ABF79904533B9B59C225789400225C63/%24FILE/Nivomerni_sistemi_31_08_2014.doc);
- Електронната Система с Фискална Памет (ЕСФП) - Към ЕСФП могат да бъдат добавени картови четци, бар-код скенери и др. допълнителни устройства. От тук се извършват отчитане на изразходваните количества гориво, отчитане нивата на горивото в резервоарите, въвеждане на доставки, фискални отчети (дневни, месечни), справки;
- Комуникационен контролер - за връзка на ЕСФП с останалите елементи от бензиностанцията (нивомери и колонки) се използва комуникационен контролер, който най често се използва RS485 интерфейс за комуникация;
- Паспорт на системата- в паспорта на системата е записан уникалният номер на ЕСФП (от типа OS121212), номер на фискалната памет (от типа 58121212). Записана е сервизната фирма и срок на договор за сервиз. Паспортът на ЕСФП задължително се съхранява на обекта, където е монтирана системата;
- Задължителен сервизен договор с оторизиран (т.е. лицензиран) за конкретната ЕСФП система сервиз;
- Касова книга, в която се поставят ежедневните финансови отчети за дните в които е работил обекта, както и ежемесечните такива;
- Консумативи - хартия за фискалният принтер;
6. Избор на ЕСФП - някои от основните неща улесняващи работата с фискалната система са:
- Windows базирана система - улеснява цялостното поддържане на системата;
- Он-лайн базирана система за поддръжка - в нашата практика досега установихме, че в 97% от случаите на нужда от сервизна намеса, резолюцията на възникналия проблем става отдалечено, чрез он-лайн връзка към обекта. Това предполага и наличието на интернет връзка;
- възможност на системата за голям брой и разнообразни по тип справки, както и възможността за експорт на справките в различни формати;
- възможност за експорт към счетоводни програми - улеснява счетоводните операции, свързани с обекта, където е монтирана ЕСФП;
7. Резервоари - особености, преработки - резервоарите, използвани на ведомствената бензиностанция не трябва да имат течове или повреди по цялостта им. При поставянето на измервателните сонди, често се налага преработка на люковете на резервоарите. Всеки капак, където ще се поставя нивомерна сонда се разфланцва, за да може да се добави отводна тръба, през която се поставя сондата. Използват се тръби от два или три цола;
8. Колонки - изисквания за одобрен тип - Измервателните колонки трябва да бъдат в списъка на БИМ с разрешените за употреба в страната колонки;
9. Какво да се провери преди да се поръча фискална система за вашата ведомствена бензиностанция - проверката на колонките за зареждане е от най-голямо значение, с оглед необходимостта от преработка или цялостна подмяна. Някои от старите колонки, които не са узаконени с електрониката за комуникация, която имат, могат да бъдат преработени с друга такава, която е вписана като разрешена за работа с конкретната ЕСФП. Когато преработката на електронната част на колонката е невъзможна, то е необходимо нейната подмяна с одобрена такава. При смяна на вашите стари колонки е дабре да прецените дебита на зареждане, който ви е необходим, когато избирате новите колонки. Важна е и възможността за сервиз на новите колонки, които ще поставите. Закупуването на употребявани колонки, не винаги е добра инвестиция, защото спестените разходи може да се наложи да се вложат в ремонти и транспорт на отдалечен сервиз. Проверете табелките на наличните горивоколонки и се свържете с избраният от вас сервиз или фирма производител на ЕСФП, за повече информация;
10. Каква електронна система с фискална памет да се избере - на българският пазар има не малко предлагане на узаконени фискални системи, но с отговорите на изброените тук въпроси, ние се надяваме да Ви помогнем да изберете правилната ЕСФП и да си спестите излишни разходи и притеснения;
11. Каква колонка да изберете, при необходимост за смяна на старата - важните особености при необходимост от смяна на горивоколонки са стойност, характеристики, възможност за бърз и адекватен сервиз ;
12. Каква нивомерна система да се избере - задължително първо се консултирайте с доставчика на вашата ЕСФП, за да разберете дали наличната или избраната от вас нова нивомерна система може да бъде интегрирана с ЕСФП, което ще използвате;
13. Срокове за въвеждане в експлоатация - според последните обнародвани в Държавен вестник промени, ведомствените бензиностанции имат срок до 31 януари 2015г. да въведат интегрирана фискална система за връзка с Национална Агенция по Приходите (НАП), като за момента проверяващите инспектори от НАП и агенция "Митници" ще налагат само предписания, но не и глоби;
14. Алтернатива при невъзможност за инвестиция във вашата бензиностанция - когато, след всички проучвания от ваша страна, Вие стигнете до убеждението, че не бихте могли да инвестирате в закупуването на нови разходомерни и измервателни уреди, моля свържете се с нас.
Свържете се с нас! Ние, от Парт Груп, ще Ви помогнем в разискване на алтернативни методи на доставка на гориво от външни фирми или наемането на модул с интегрирана система за връзка с НАП.
За контакти:
Парт Груп - Части и сервиз за бензиностанции
024260804 | 0896707654
office@part-group.bg
